AVIS A MANIFESTATION D’INTERET
RELATIF AU RECRUTEMENT D’UN BUREAU D’ETUDE POUR LA REALISATION D’UN AUDIT TECHNIQUE, FINANCIER ET ORGANISIONNEL DE LA CAMEC
N° de référence : 23/PI/INAYA ELARGI/2024
Le Ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l’Association internationale de développement (IDA), et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce fonds pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : RECRUTEMENT D’UN BUREAU/ CABINET POUR LA REALISATION D’UN AUDIT TECHNIQUE, FINANCIER ET ORGANISIONNEL DE LA CAMEC.
1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Après plus d’une vingtaine d’années de fonctionnement, la disponibilité de médicaments essentiels s’est nettement améliorée sans atteindre l’accès universel au médicament de qualité. En effet, la disponibilité, le coût et la qualité des médicaments essentiels nécessitent un renforcement continu dans dun contexte marqué par (i) un besoin de renforcement de la régulation du secteur pharmaceutique, (ii) une insuffisance de capacités nationales de contrôle de qualité du Médicament, (iii) et un système de distribution relativement inadéquat. .
Malgré les efforts consentis depuis 2019 notamment, la situation du marché de médicaments demeure préoccupante en termes d’accessibilité et de qualité des médicaments et consommables essentiels. C’est ainsi que le Ministère de la santé se propose de mener une étude portant sur un audit organisationnel et technique, de la CAMEC visant à relever les défis qui doivent être adresser afin de mettre en place un système d’approvisionnement efficace et durable. Pour ce faire, le Ministre de la sante est a la recherche un bureau d’étude disposant de l’expérience et du personnel nécessaire pour mener à bien cet audit. Globalement, il s’agira d’identifier les lacunes et proposer des réformes pour améliorer la gouvernance et la performance de la CAMEC. en se concentrant sur les aspects suivants :
2. Objectifs de la mission
2.1. Objectif général
Contribuer au renforcement de la gouvernance et de la performance de la CMAEC pour une meilleure disponibilité et accessibilité des produits de santé de qualité à travers une analyse rigoureuse des aspects organisationnels, juridiques et pharmaceutiques.
2.1. Objectifs spécifiques
Evaluer les capacités organisationnelles de la CAMEC à travers une analyse de l’environnement sanitaire, social, politique et administratif afin d’en dégager les contraintes et les exigences nécessaires pour sa bonne gouvernance et sa performance.
Evaluer les aspects juridique et réglementaires actuels de la CAMEC
Evaluer la gestion de la chaine d’approvisionnement actuelle de la CAMEC.
Formuler des suggestions et recommandations pour un meilleur renforcement des capacités de la CAMEC.
Formuler des propositions de statuts juridiques les mieux adaptés pour une meilleure autonomie de la CAMEC tout en dégageant les avantages,
inconvénients et conditions de mise en œuvre de chaque modèle proposé.
3. Portée des travaux 3.1. Évaluation des aspects organisationnels de la CAMEC
Cette composante porte sur la gouvernance, la structure et les capacités en ressources humaines. Le cabinet devra:
Analyser l’organigramme, le mandat institutionnel et les lignes de responsabilité pour évaluer leur alignement avec les objectifs de la CAMEC.
Examiner les rôles et responsabilités des principaux départements et évaluer la répartition des charges de travail ainsi que les éventuelles duplications.
Réaliser une cartographie des compétences afin d’identifier les lacunes et les besoins en formation du personnel dirigeant, technique et opérationnel.
Évaluer les systèmes de contrôle interne, les processus décisionnels et les pratiques de suivi de la performance.
Examiner les procédures opérationnelles normalisées (SOPs), les manuels et outils relatifs aux différents cycles de gestion notamment :
la gestion du budget
la gestion des immobilisations
la gestion des achats des produits non pharmaceutiques
la mobilisation des ressources
la gestion de la trésorerie
la gestion des ressources humaines et les descriptions de poste pour vérifier leur cohérence et leur applicabilité.
la gestion des missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays
la gestion financière et comptable
la gestion des procédures particulières
L’audit et les contrôles de gestion
Identifier des options pour une restructuration institutionnelle et/ou un renforcement des capacités en fonction des résultats de l’évaluation organisationnelle.
3.2. Évaluation de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout
Cette composante vise à évaluer l’efficacité et l’intégrité des processus, depuis la sélection, la quantification, l’acquisition, le stockage et la gestion des stocks et la distribution. L’objectif est double : i) analyser la performance réelle de la planification : Planification de la demande : précision des prévisions et biais de prévision (par famille de produits, si possible), planification de la distribution : ruptures de stock au point de service, commandes urgentes depuis les points de service et ii) fournir des éléments d’explication et les causes profondes de la performance de chaque processus de planification. L’analyse devra couvrir au minimum les aspects suivants :
Planification de la chaîne d’approvisionnement et passation des marchés
Évaluer les processus existants de planification de la demande (identification des besoins), de la distribution (allocation des ressources) et de l’approvisionnement (passation des marchés)
Examiner les pratiques de quantification et de prévision, y compris la qualité des données, leur fréquence de mise à jour, et le niveau d’implication des parties prenantes
Évaluer la gestion des achats de produits pharmaceutiques notamment le système de passation de marchés en termes de transparence, de conformité, de gestion des fournisseurs et de rentabilité
Concevoir des cycles de planification périodiques (mensuels/trimestriels selon le besoin) incluant : collecte des données, analyse des performances, élaboration et agrégation des prévisions et des plans d’approvisionnement, calendrier des réunions, validation des plans
Systèmes de stockage, de gestion de stocks et de distribution
Évaluer les infrastructures de stockage, les pratiques d’entreposage, la gestion des stocks et le respect des bonnes pratiques de stockage
Évaluer l’organisation de la distribution des produits pharmaceutiques : la structure du réseau de distribution, la hiérarchie et la localisation des entrepôts,
les itinéraires de transport, les délais de livraison
Fournir une analyse détaillée et exhaustive des coûts de distribution
Fournir des explications sur la performance réelle du service
Proposer des scénarii d’organisation de la distribution (hiérarchie, localisation et itinéraires) permettant d’optimiser les coûts de distribution et les délais de livraison
Flux financiers
Analyser les flux financiers, y compris le financement des achats, les mécanismes de circulation des fonds et les modèles de recouvrement des coûts
Formuler des recommandations contextuelles pour optimiser les flux financiers et les mécanismes de recouvrement
Systèmes d ’information
Examiner les systèmes d’information et les tableaux de bord utilisés pour le suivi des stocks, le reporting et la prise de décision
Décrire en détail les fonctionnalités et les contextes d’utilisation des outils
Analyser les lacunes des outils
Élaborer une feuille de route et une estimation budgétaire des améliorations proposées
Le système assurance qualité des produits pharmaceutiques
Il s’agira d’évaluer les pratiques actuelles et d’identifier les gaps en lien avec les exigences d’assurance qualité d’une centrale d’achat pharmaceutique notamment :
L’existence et la maturité du système d’assurance qualité pharmaceutique à la CAMEC
La préqualification des couples produits fournisseurs
L’existence et la qualités des procédures y afférent
Les conditions de stockage et de distribution des produits pharmaceutiques
3.3. Evaluation juridique et réglementaire
Décrire l’organisation juridique et l’environnement institutionnel de la CAMEC
Examiner les lois, décrets et politiques existants encadrant le fonctionnement, la gestion des achats et des stocks des produits de santé, la fixation des prix, la qualité et l’accès au marché en Mauritanie, et évaluer leur adéquation.
Identifier les lacunes et incohérences dans la supervision réglementaire, notamment en matière d’octroi de licences, d’inspections et de sanctions.
Analyser le patrimoine de la CAMECAnalyser les relations commerciale et pharmaceutique notamment l’influence du secteur privé sur la disponibilité et le prix des médicaments en l’absence d’une régulation publique forte.
Comparer le cadre juridique et institutionnel de la Mauritanie avec les meilleures pratiques internationales (par exemple celles de l’OMS, etc.).
Proposer des réformes juridiques concrètes, incluant la création ou le renforcement d’autorités de régulation, de lignes directrices et de mécanismes de redevabilité.
Identifier des modèles institutionnels pertinents pour l’assurance qualité, la régulation des prix et la collaboration public-privé adaptés au contexte national.
4. Résultats attendus
L’évaluation devrait permettre de :
Fournir une vue diagnostique de l’environnement institutionnel, opérationnel et réglementaire de la CAMEC.
Mettre en évidence les inefficacités systémiques, les insuffisances de capacités et les goulets d’étranglement en matière de gouvernance dans les opérations de la chaîne d’approvisionnement.
Proposer des recommandations pratiques pour optimiser la structure organisationnelle, renforcer les capacités des ressources humaines et améliorer la transparence.
Présenter une feuille de route opérationnelle pour l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement, y compris des réformes en matière de passation de marchés, de distribution et de gestion des stocks.
Proposer un paquet de réformes juridiques incluant des étapes prioritaires vers un cadre réglementaire plus fort et cohérent.
Renforcer la capacité du Ministère à mobiliser les partenaires et bailleurs autour d’un plan de réforme fondé sur des données probantes.
5. Livrables
Rapport de démarrage (Inception Report) : méthodologie, calendrier, plan d’engagement des parties prenantes
Rapport d’évaluation de terrain : résultats préliminaires issus de la revue documentaire et des consultations
Rapport final provisoire : analyse détaillée et recommandations pour chaque pilier
Atelier de validation : présentation et discussion avec le ministère de la Santé et les parties prenantes
Rapport final et feuille de route : intégration des retours et plan d’action détaillé et budgétisé
6. Durée et calendrier
La mission ne devra pas excéder 60 jours, à compter de la signature du contrat. Un calendrier détaillé sera convenu lors de la phase de démarrage.
7. Qualifications et expertise attendues du cabinet
Le cabinet de conseil devra démontrer :
Une expérience avérée dans la conduite d’évaluations multidimensionnelles dans le secteur de la santé en Afrique.
Une expérience similaire
Une expertise technique en chaînes d’approvisionnement en santé publique, en réorganisation institutionnelle et en réforme réglementaire.
Une équipe pluridisciplinaire comprenant au minimum :
Un expert en gouvernance, organisation et gestion des entreprises notamment en centrale d’achats pharmaceutiques
Un expert en gestion de la chaîne d’approvisionnement et des achats publics des produits de santé
Un expert juridique/politique avec expérience dans le secteur pharmaceutique
Un expert pays ou régional connaissant bien le contexte mauritanien
8. Supervision et reporting
Le cabinet rendra compte au ministère de la Santé et au comité de pilotage regroupant les parties prenantes du niveau central mis en place pour cette tache.
Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions relatives aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts telles que décrites dans les paragraphes 3.14 et suivants, du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) », en date du 1er Juillet 2016 et actualisés en septembre 2023, sont applicables.
Les Consultants peuvent s’associer avec d’autres entreprises pour renforcer leurs compétences respectives en la forme d’un groupement solidaire ou d’un accord de sous-traitant.
Un Consultant sera sélectionné selon la méthode « sélection sur la base de la qualité technique et du montant de la proposition (sélection qualité et coût SBQC) », telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) », en date du 1er Juillet 2016 et actualisés en septembre 2023, sont applicables.
Les dossiers de candidature doivent être déposés contre un reçu de dépôt à l’adresse suivante :
Commission de Passation des Marchés Publics du Ministère de la Santé (CPMP/MS), Ilot ZRB, lot N° 500, à l’Ouest du Carrefour BANA BLANC à Coté de lunetterie OPTIKO Nouakchott – Mauritanie au plus tard le 18/08/2025 à 12 Heures.
Mohamed Mahmoud KHATRY
Coordinateur du Projet
